Projekt menedzsment

Projekt menedzsmentünk nemzetközi szabványokra épül

A projektmenedzsment kilenc területe 

A PMBOK szerint a projektmenedzsment tevékenységi körön belül alapvetően az alábbi 9 területtel foglalkozunk:

• Integrációmenedzsment: A terület feladata a projekt különböző elemeinek összehangolása. A projektmenedzsment standardok segítik ennek a végrehajtását.
• Terjedelemmenedzsment (scope management): A projekt terjedelmének menedzsmentje biztosítja, hogy a kitűzött projektcélok (és csak azok) megvalósuljanak. Azonban ennek a területnek nem csak az eredeti cél szem előtt tartása a feladata, hanem az is, hogy a projekt végrehajtása során felmerülő új vagy megváltozó célokat azonosítsa, beépítse a projektbe, és a szükséges újratervezéseket elvégezze.
• Ütemezésmenedzsment: A terület feladata az eredeti ütemezés betartása, melynek során kommunikációs eszközként a projekt ütemezését (projekttervet) használja.
• Költségmenedzsment: A terület feladata a költségvetés keretein belül történő végrehajtás biztosítása, a költségtúllépés felismerése és az esetlegesen szükséges korrekciós tevékenységek végrehajtása.
• Minőségmenedzsment: A terület feladata, hogy biztosítsa a projekt eredményeinek az elvárt és specifikált paraméterekkel (minőséggel) történő leszállítását.
• Emberi erőforrás menedzsment: Ide tartozik az emberi erőforrásoknak a képesség és rendelkezésre állás figyelembevételével történő optimális felhasználása, beleértve az erőforrások képzését és fejlesztését is.
• Kommunikációmenedzsment: A terület feladata a projektben résztvevő összes érdekelt személy és szervezet megfelelő mennyiségű, minőségű és rendszerességű tájékoztatása.
• Kockázatmenedzsment: Ide tartozik a minőségi és mennyiségi kockázatelemzés, elkerülési és tartaléktervek kidolgozása
• Beszerzésmenedzsment: A terület feladata a beszállítókkal és partnerekkel történő együttműködés és integráció szabályozása.

A tradicionális hármas korlát

A projektek végrehajtásának is vannak bizonyos korlátai. Három fő korlátot szoktak felsorolni:

• idő (a projekt végrehajtására rendelkezésre álló idő véges)
• költség (a projekt költségvetésében szereplő összeg véges)
• hatókör (a projekt által megvalósítandó feladatok végesek)

Ezeket a korlátozó tényezőket gyakran háromszögként személtetik (projektmenedzsment háromszög), ahol a háromszög egy-egy oldala a fent említett korlát egyike. A szemléltetés lényege, hogy lehetetlen megváltoztatni a háromszögnek csak az egyik oldalát: ha egyik oldal változik, az kihat a többire is. Lefordítva: nagyobb hatókört (terjedelmet) csak nagyobb költség és/vagy idő ráfordítással lehet megvalósítani, rövidebb határidő magasabb költségeket és csökkentett hatókört (terjedelmet) jelenthet, a szűkös költségvetés hosszabb végrehajtást és csökkent hatókört (terjedelmet) jelenthet.

Negyedik korlátként szokták említeni a minőséget vagy teljesítményt.

A szakterület eszköztárában szerepelnek azok a technikák és eszközök, amelyek lehetővé teszik a projektcsapatnak (és nem csak a projektvezetőnek), hogy úgy szervezzék a munkájukat, hogy az adott korlátokat ne lépjék át.

Idő

A projekt teljes időszükséglete az elemi tevékenységek, feladatok időráfordításaiból számolható. Az elemi tevékenységek alatt olyan tevékenységeket értünk, amelyek erőforrás- és időszükséglete már jól becsülhető, végrehajtásuk jól követhető és ellenőrizhető és megfelelő terméket szolgáltatnak. A párhuzamosan végrehajtható tevékenységek miatt a teljes projekt végrehajtási ideje általában kisebb, mint a teljes ráfordított idő összege. Meg kell különböztetni a feladat végrehajtásának időtartamát a feladat végrehajtásához szükséges időráfordítástól.

Költség

A projekt végrehajtásának költsége több tényezőtől függ, mint például a munkaerő költsége, anyagköltségek, eszközök, épületek, berendezések bérlésének vagy megvásárlásának költségei, kockázatitartalékok, de tágabb értelemben ide számíthatók a például a tőkelekötés (a projekt végrehajtást finanszírozó tőke) költségei is. A költségek lehetnek változó költségek, amikor is a költség az igénybevétel idejével vagy mennyiségével arányos, vagy lehetnek fixek (anyag-, vagy eszközköltség). A fix költség alatt olyan költségket értenek, amelyek nagysága nem függ az igénybevétel idejétől, például egy, a projekt végrehajtásához szükséges eszköz beszerzési költsége – gyakorlatilag – nem időfüggő.

A projekteknél értelmezhető az úgynevezett ROI (Return of Investment – a befektetés megtérülése). Ezt a mutatót a projekt befejeződése után, egy megadott időben lehet meghatározni: amikor a projekt meghozta az eredményét. A mutatónak – speciális projektektől eltekintve – egynél mindenképpen nagyobbnak kell lennie: a projektnek legalább annyi eredményt kell hoznia, mint amennyibe került. Az eredmény ebben az esetben a projekt eredményeként előállt változás hozta eredmény, nem a projekt költsége. Elméletileg a megtérülési mutatónak jobbnak kell lennie (a projekt eredményeként keletkező haszonnak legalább akkorának kell lennie, mint a projekt költsége, ezen felül még gazdasági eredményt is kell hoznia), mintha a projekt bekerülési költségét banki betétbe fektetnék.

Mivel a projekt ROI-ja, mint ahogyan a projekt indítási döntése kívül esik a projekt hatáskörén, a projektmenedzser felelőssége a költségkeret betartásáig terjed csak.

Hatókör

A hatókör (angolul scope, magyarul néha terjedelem) határozza meg, hogy a projektnek mi a feladata, milyen végeredményeket kell a projektnek előállítania, beleértve a végeredmény minőségét is. A hatókör egyben kijelöli, hogy mivel nem kell a projektnek foglalkoznia, ezeket hatókörön kívül eső (out of scope) feladatoknak nevezik.

A projekt hatóköre a körülmények változása, a kiindulási igények változása vagy egyéb, a tervezéskor nem látott, vagy várt események miatt változhat, viszont ez általában vagy a határidő, vagy a költségek módosulását vonja maga után. Lehetnek természetesen olyan hatókört érintő változások, amikor bizonyos feladatok kikerülnek a projekt hatóköréből, és mások pedig bekerülnek, és ez esetleg nem jár sem határidő-, sem pedig költségváltozással. A hatókörrel kapcsolatos változások kezelésére szolgálnak a projektmenedzsment változás kezelési eljárásai.

Szakembereink

További információkat tudhat meg szakembereinkről a Kompeteciáink oldalon.

Vissza